Documentar el proceso de instalación de un ERP

Como en la empresa en la que trabajo ya tenemos por fín seleccionado el ERP, llevamos unos cuantos meses trabajando en la implantación.

Para los no iniciados recordaré lo que es un ERP con una definición de andar por casa: una software de gestión para la empresa, con vocación de ser integral, es decir, de hacerse cargo de toda la información que generen los procesos de la empresa en un sistema único: contabilidad financiera, ventas, compras, recursos humanos, gestión de la producción, etc.

Los ERP pueden hacerse a medida, pero casi siempre son paquetes ya existentes en el mercado (Saab, Navision, Ekon, Logic Class, RPS, etc.) que se hace necesario parametrizar para que sean funcionales en la empresa en la que se han de usar. Este proceso de parametrización del software, y su posterior implantación en la operativa diaria de la empresa, es largo y complejo, surgiendo en ocasiones dificultades insalvables que impiden culminar el proyecto. Para tratar de curarse en salud, es imprescindible documentar desde el primer día todas las reuniones que se tengan con los consultores, en unas actas en las que constará:

• Fecha
• Asistentes
• Lugar de reunión
• Orden del día (si se estableció antes)
• Asuntos tratados
• Tareas pendientes para la empresa
• Taresa pendientes para el equipo consultor

Es importante que tanto los consultores como la empresa cliente guarden copia de estos documentos. Puede parecer engorroso, pero a largo plazo, facilita el trabajo y evita problemas y mal entendidos.

Igualmente interesante es contar con un calendario de implantación, fijado de común acuerdo entre todas las partes, y teniendo en cuenta las vacaciones del personal clave de la empresa cliente (no se va parametrizar el modulo de compras mientras la responsable del departamento esté en Santo Domingo). El calendario no puede verse como algo inamovible, pero sí es una pauta para saber si vamos en tiempo, algo retrasados, o totalmente desfasados.